Oddelenie registratúry a spisovej služby

Oddelenie registratúry a spisovej služby

Vedúci oddelenia
RSDr. Mgr. Antonín Doležal
Kancelária: Bučianska, kanc. č. 309
Telefón: 033 5565 179
E-mail: antonin.dolezaljohn(zav.)doeucm.sk

Registratúrne stredisko UCM, Bučianska
Telefón: 033 5565 180

Referentka registratúry
Adriana Ďuračková
Kancelária: Nám. J. Herdu 2, prízemie
Úradné hodiny na podateľni : pondelok – piatok od 9.30 hod. do 11.00, od 13.00 hod. – 14.00 hod.
Telefón: 033 5565 173
E-mail: adriana.durackovajohn(zav.)doeucm.sk

Referentka registratúry
Daniela Zvolenská
Kancelária: Nám. J. Herdu 2, prízemie
Úradné hodiny na podateľni : pondelok – piatok od 9.30 hod. do 11.00, od 13.00 hod. – 14.00 hod.
Telefón: 033 5565 173
E-mail: daniela.zvolenskajohn(zav.)doeucm.sk

Oddelenie registratúry a spisovej služby vykonáva najmä túto agendu:

1. zabezpečuje plynulú činnosť podateľne, prijíma a doručuje poštu, vedie registratúrny denník, expeduje zásielky a vedie príručnú registratúru podateľne;
2. preberá neelektronické a elektronické záznamy, ktoré sa odovzdávajú spracovateľom prostredníctvom elektronického systému správy registratúry na spracovanie;
3. prijaté elektronické záznamy prostredníctvom elektronickej schránky zaznamenáva do elektronického systému správy registratúry v príslušnom formáte;
4. zabezpečuje činnosť registratúrneho strediska UCM, preberá, eviduje, trvalo ochraňuje a sprístupňuje registratúrne dokumenty prevzaté od všetkých súčastí UCM;
5. vykonáva správu registratúry UCM, zabezpečuje pravidelné a plánovité vyraďovanie registratúrnych záznamov, ktoré sa pripravujú v registratúrnom stredisku;
6. vypracúva archívne pomôcky k fondom uloženým v registratúrnom stredisku;
7. na základe delimitácie preberá registratúrne záznamy majúce vzťah k UCM uložené v cudzích inštitúciách;
8. vypracúva registratúrny poriadok a registratúrny plán UCM, ako i iné vnútorné predpisy týkajúce sa správy registratúry UCM a jej súčastí;
9. metodicky a odborne riadi správu registratúry na súčastiach UCM a pracoviskách UCM;
10. usmerňuje postupy a zabezpečuje školenia vedúcich zamestnancov a referentov príručných registratúr súčastí UCM k registratúrnemu poriadku a registratúrnemu plánu;
11. vykonáva odbornú prehliadku písomností navrhnutých na vyradenie súčasťami UCM a pracoviskami UCM;
12. vykonáva pravidelné previerky a kontroly odbornej správy záznamov na súčastiach UCM a pracoviskách UCM;
13. podľa požiadaviek a pre potreby jednotlivých pracovísk UCM vyhľadáva údaje z fondov uložených v archíve;
14. pripravuje podklady na vyhotovovanie kópií, odpisov, výpisov z registratúrnych záznamov uložených vo fondoch archívu pre potreby UCM a ostatných žiadateľov;
15. pripravuje podklady z fondov uložených v registratúrnom stredisku pre zásadné stanoviská a rozhodnutia rektora UCM a dekanov fakúlt;
16. poskytuje poradenstvo v prípade zmien akademických insígnií, znakov a slávnostných obradov UCM a súčastí UCM;
17. spolupracuje s univerzitnými a vysokoškolskými registratúrnymi strediskami doma i v zahraničí, ako aj s príslušnými archívnymi spoločnosťami;
18. vykonáva ďalšie súvisiace úlohy a činnosti.