Oddelenie registratúry a spisovej služby

Oddelenie registratúry a spisovej služby

Vedúci oddelenia
RSDr. Mgr. Antonín Doležal
Kancelária: Hajd., kanc. č. 418
Telefón: 033 5565 179
E-mail: antonin.dolezal(zav.)ucm.sk

Referent registratúry
Adriana Ďuračková
Kancelária: Nám. J. Herdu 2, prízemie
Úradné hodiny na podateľni : pondelok – piatok od 9.30 hod. do 11.00, od 13.00 hod. – 14.00 hod.
Telefón: 033 5565 173
E-mail: adriana.durackova(zav.)ucm.sk

Referent registratúry
Daniela Zvolenská
Kancelária: Nám. J. Herdu 2, prízemie
Úradné hodiny na podateľni : pondelok – piatok od 9.30 hod. do 11.00, od 13.00 hod. – 14.00 hod.
Telefón: 033 5565 173
E-mail: daniela.zvolenskajohn(zav.)doeucm.sk

Oddelenie registratúry a spisovej služby vykonáva najmä túto agendu:

  • zabezpečuje  plynulú  činnosť  podateľne,  prijíma  a doručuje  poštu,  vedie spisový  protokol,  expeduje  zásielky,  triedi  a pripravuje  spisy  na  skartáciu a vedie archív podateľne;
  • zabezpečuje agendu elektronickej schránky a výkon verejnej moci prostredníctvom elektronickej úradnej komunikácie;
  • preberá, eviduje, trvalo ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty prevzaté od všetkých súčastí UCM;
  • vypracúva archívne pomôcky k fondom uloženým v archíve;
  • na základe delimitácie preberá archívne dokumenty majúce vzťah k UCM uložené v cudzích inštitúciách;
  • digitalizuje najstaršie fondy i jednotliviny uložené v archíve;
  • vypracúva  registratúrny  poriadok  a registratúrny  plán  UCM,  ako  i iné  vnútorné predpisy týkajúce sa správy registratúry UCM a jej súčastí, ako aj administratívnych  činností UCM a jej súčastí;
  • metodicky  a odborne riadi správu registratúry na súčastiach UCM a pracoviskách UCM;
  • vykonáva  kontrolu  odbornej  správy  záznamov  a  správy  registratúry  na súčastiach UCM a pracoviskách UCM;
  • školí  vedúcich  zamestnancov  i referentov  súčastí  UCM k registratúrnemu poriadku a registratúrnemu plánu;
  • vykonáva  odbornú  prehliadku písomností  navrhnutých  na  vyradenie  súčasťami UCM a pracoviskami UCM;
  • vykonáva  pravidelné  previerky  a kontroly  odbornej  správy  záznamov  na súčastiach UCM a pracoviskách UCM;
  • podľa  požiadaviek  a pre  potreby  jednotlivých  pracovísk  UCM  vyhľadáva  údaje z fondov uložených v archíve;
  • vyhotovuje kópie, odpisy, výpisy z archívnych dokumentov uložených vo fondoch archívu pre potreby UCM a ostatných žiadateľov;
  • pripravuje   podklady   z fondov  uložených  v archíve  pre  zásadné  stanoviská a rozhodnutia rektora UCM a dekanov fakúlt;
  • poskytuje    poradenstvo    v prípade  zmien  akademických  insígnií,  znakov a slávnostných obradov UCM a súčastí UCM;
  • spolupracuje s univerzitnými a vysokoškolskými archívmi doma i v zahraničí, ako aj s archívnymi spoločnosťami doma i v zahraničí;
  • vykonáva ďalšie súvisiace úlohy a činnosti.