Oddelenie administratívnych služieb 

Oddelenie administratívnych služieb vykonáva najmä túto agendu: 

Na úseku podateľne a správy registratúry:

• komplexne zabezpečuje činnosť podateľne UCM, najmä príjem, evidenciu a distribúciu elektronických a neelektronických registratúrnych záznamov prostredníctvom elektronického systému správy registratúry, prideľovanie zásielok organizačným zložkám UCM, ako aj príjem a odosielanie poštových zásielok prostredníctvom Slovenskej pošty, a. s.;
• zabezpečuje prevádzku a metodickú správu elektronického systému správy registratúry v rozsahu svojej pôsobnosti;
• vykonáva správu registratúry UCM, metodicky a odborne usmerňuje organizačné zložky UCM v oblasti správy registratúry, zabezpečuje školenia zamestnancov a správcov príručných registratúr, dohliada na dodržiavanie Registratúrneho poriadku a Registratúrneho plánu UCM a právnych predpisov v oblasti archívnictva a registratúry;
• vypracúva, aktualizuje a predkladá na schválenie Registratúrny poriadok a Registratúrny plán UCM v súlade s platnou legislatívou;
• zabezpečuje činnosť registratúrneho strediska UCM; preberá, eviduje, označuje, ukladá, ochraňuje a sprístupňuje registratúrne záznamy prevzaté od organizačných zložiek UCM; zabezpečuje ochranu registratúrnych záznamov pred poškodením, stratou, zničením alebo neoprávneným prístupom
• zabezpečuje prístup k registratúrnym záznamom v súlade s platnými právnymi predpismi a internými predpismi UCM;
• vykonáva pravidelné kontroly a previerky výkonu správy registratúry na organizačných zložkách UCM a navrhuje opatrenia na odstránenie zistených nedostatkov;
• pripravuje a zabezpečuje vyraďovacie konanie registratúrnych záznamov v súlade s platnými právnymi predpismi a v spolupráci s príslušným štátnym archívom;
• zabezpečuje odbornú komunikáciu a súčinnosť s príslušným štátnym archívom
• poskytuje poradenstvo v oblasti akademických insígnií, univerzitných symbolov, slávnostných obradov, vizuálnej identity a organizačných zmien na UCM; 14
• spolupracuje s registratúrnymi strediskami vysokých škôl a univerzít doma i v zahraničí, ako aj s odbornými archívnymi inštitúciami a profesijnými združeniami;
• zabezpečuje delimitáciu registratúrnych záznamov pri organizačných zmenách m) plní ďalšie úlohy súvisiace s výkonom správy registratúry, podateľne a registratúrneho strediska UCM.

Na úseku personalistiky:

• organizuje a administratívne zabezpečuje výberové konania na obsadenie pracovných miest na rektoráte a inštitúte v súlade s vnútornými predpismi univerzity; na fakultách zabezpečuje administráciu výberových konaní na obsadenie funkcie dekana a ďalších výberových konaní v rozsahu ustanovenom vnútornými predpismi univerzity;
• vedie osobné spisy zamestnancov univerzity, zabezpečuje evidenciu pracovnoprávnej dokumentácie a spracúva osobné údaje, údaje o kvalifikácii, odbornej spôsobilosti a ďalšie údaje súvisiace so vznikom, trvaním a skončením pracovného pomeru; zabezpečuje ich ochranu v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi;
• pripravuje a spracúva pracovnoprávnu dokumentáciu, najmä pracovné zmluvy, dodatky k pracovným zmluvám, dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, dohody o zmene pracovných podmienok, výpovede, dohody o skončení pracovného pomeru a ďalšie pracovnoprávne dokumenty v spolupráci s Referátom legislatívy a právneho poradenstva;
• vypracúva návrhy rozhodnutí zamestnávateľa vo veciach vzniku, zmeny a skončenia pracovného pomeru zamestnancov;
• zabezpečuje prihlasovanie, odhlasovanie a oznamovanie zmien zamestnancov do Sociálnej poisťovne a zdravotných poisťovní vrátane zamestnancov vykonávajúcich práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru;
• vedie evidenciu dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru;
• komunikuje s Úradom práce, sociálnych vecí a rodiny pri zamestnávaní cudzincov, zabezpečuje plnenie oznamovacích povinností vrátane zasielania informačných kariet pri vzniku a skončení pracovného pomeru a plní povinnosti voči príslušným inštitúciám v zahraničí, najmä v oblasti sociálneho zabezpečenia;
• zabezpečuje personálnu agendu súvisiacu s materskou dovolenkou, rodičovskou dovolenkou a ďalšími prekážkami v práci vrátane zmien voči Sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam a evidencie nároku na dovolenku;
• vedie evidenciu zamestnancov a spravuje personálne údaje v informačných systémoch SAP a AIS vrátane zadávania nástupov, výstupov, organizačných zmien a ostatných personálnych údajov;
• spracúva personálne údaje, reporty, štatistické prehľady a podklady pre potreby vedenia univerzity, ministerstva a ďalších oprávnených orgánov, vrátane výročnej správy a registra zamestnancov;
• vypracúva ročný výkaz o plnení povinného podielu zamestnávania občanov so zdravotným postihnutím;
• administratívne zabezpečuje spracovanie výpisov z registra trestov v súlade s platnými právnymi predpismi;
• zabezpečuje zverejňovanie pracovných ponúk, administráciu výberových konaní a organizáciu pracovných pohovorov;
• vykonáva ďalšie činnosti v oblasti personálnej agendy vyplývajúce zo všeobecne záväzných právnych predpisov, vnútorných predpisov univerzity a pokynov nadriadeného.

Na úseku ekonomiky práce:

• spolupodieľa sa pri príprave návrhov vnútorných predpisov a opatrení pre pracoviská UCM;
• spolupracuje pri návrhu rozpisu dotácie mzdových prostriedkov pre jednotlivé fakulty (inštitút) UCM;
• sleduje čerpanie schválených dotácií, vyhodnocuje a usmerňuje čerpanie mzdových prostriedkov podľa položiek, zdroja financovania a funkčnej a ekonomickej klasifikácie a účelu ich použitia na rektoráte, fakultách (inštitúte) UCM, ako aj za UCM ako celok;
• vypracúva reporty z finančného informačného systému (ďalej len „FIS“) pre potreby riadenia v oblasti ľudských zdrojov, spracúva údaje, podklady a analytické materiály pre rozhodovanie vedenia UCM a pre ministerstvo;
• pripravuje podklady za zamestnancov a čerpanie mzdových prostriedkov do výročných správ o hospodárení a o činnosti UCM;
• vykonáva mesačne, štvrťročne a ročne komplexné štatistické výkazníctvo za oblasť čerpania mzdových prostriedkov a počtov zamestnancov za celú UCM v zmysle pokynov príslušných štátnych organizácií (napr. Štatistický úrad Slovenskej republiky, ministerstvo a pod.);
• zabezpečuje uplatňovanie tarifných sústav a nadtarifných zložiek platov v súlade so zákonmi o odmeňovaní zamestnancov a ostatnými právnymi predpismi platnými v uvedenej oblasti;
• vykonáva metodickú, konzultačnú a koordinačnú činnosť za oblasť ekonomiky práce pre zamestnancov jednotlivých súčastí UCM prostredníctvom kľúčových užívateľov vo FIS;
• vedie agendu platových náležitostí všetkých zamestnancov UCM;
• zabezpečuje agendu súvisiacu s priznávaním odmien zamestnancom UCM;
• poskytuje súčinnosť všetkým súčastiam UCM pri vypracovávaní pracovných náplní zamestnancov v súlade s katalógom pracovných činností;
• zabezpečuje uplatnenie zákonných úprav v oblasti platových náležitostí;
• vykonáva ďalšie súvisiace úlohy a činnosti. IV.

Na úseku BOZP, CO a PO:  

• komplexne zabezpečuje organizovanie civilnej obrany na UCM, kooperuje v mene univerzity s mestskými a obvodnými štátnymi orgánmi ochrany obyvateľstva;
• zabezpečuje evidenciu osôb, oprávnených oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami na UCM;
• vykonáva všetky súvisiace činnosti, ktoré pre UCM vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov upravujúcich problematiku civilnej ochrany osôb a majetku, obrany a utajovaných skutočností;
• komplexne zabezpečuje BOZP a PO na rektoráte a fakultách (inštitúte);
• kontroluje odstraňovanie nedostatkov zistených orgánmi bezpečnosti práce a hygieny, zabezpečuje odškodňovanie pracovných úrazov a chorôb z povolania, zisťuje príčiny ich vzniku a navrhuje opatrenia, ktorými je možné im predchádzať;  
• plní úlohy vyplývajúce zo Štatútu požiarnej ochrany UCM, organizuje a zabezpečuje zaškolenie a odbornú prípravu zamestnancov BOZP a PO, eviduje úrazy, požiare a havárie technických zariadení;
• vykonáva ďalšie súvisiace úlohy a činnosti.

Na úseku zmluvnej agendy:

• v spolupráci s vecne príslušnými útvarmi vypracováva, pripomienkuje, dopĺňa a upravuje návrhy zmlúv vyplývajúce z pôsobnosti útvarov na úseku kvestora;  
• pripravuje právne úkony pri prevode majetku UCM (kúpne, darovacie, zámenné zmluvy) a podania na kataster nehnuteľností v rámci dispozitívnych úkonov s nehnuteľnosťami;
• vykonáva ďalšie súvisiace úlohy a činnosti.