Oddelenie registratúry a spisovej služby
Vedúci oddelenia
RSDr. Mgr. Antonín Doležal
Bučianska 4/A, miestnosť 309
033 5565 179
antonin.dolezal(zav.)ucm.sk
Referentka registratúry
Daniela Zvolenská
Nám. J. Herdu 2, prízemie, vedľa vrátnice
033 5565 173
daniela.zvolenska(zav.)ucm.sk
Referentka registratúry
Adriana Ďuračková
Nám. J. Herdu 2, prízemie, vedľa vrátnice
033 5565 173
adriana.durackova(zav.)ucm.sk
Registratúrne stredisko UCM
Bučianska 4/A
033 5565 180
Oddelenie registratúry a spisovej služby vykonáva najmä túto agendu:
- zabezpečuje plynulú činnosť podateľne, prijíma a doručuje poštu, vedie registratúrny denník, expeduje zásielky a vedie príručnú registratúru podateľne;
- preberá neelektronické a elektronické záznamy, ktoré sa odovzdávajú spracovateľom prostredníctvom elektronického systému správy registratúry na spracovanie;
- prijaté elektronické záznamy prostredníctvom elektronickej schránky zaznamenáva do elektronického systému správy registratúry v príslušnom formáte;
- zabezpečuje činnosť registratúrneho strediska UCM, preberá, eviduje, trvalo ochraňuje a sprístupňuje registratúrne dokumenty prevzaté od všetkých súčastí UCM;
- vykonáva správu registratúry UCM, zabezpečuje pravidelné a plánovité vyraďovanie registratúrnych záznamov, ktoré sa pripravujú v registratúrnom stredisku;
- vypracúva archívne pomôcky k fondom uloženým v registratúrnom stredisku;
- na základe delimitácie preberá registratúrne záznamy majúce vzťah k UCM uložené v cudzích inštitúciách;
- vypracúva registratúrny poriadok a registratúrny plán UCM, ako i iné vnútorné predpisy týkajúce sa správy registratúry UCM a jej súčastí;
- metodicky a odborne riadi správu registratúry na súčastiach UCM a pracoviskách UCM;
- usmerňuje postupy a zabezpečuje školenia vedúcich zamestnancov a referentov príručných registratúr súčastí UCM k registratúrnemu poriadku a registratúrnemu plánu;
- vykonáva odbornú prehliadku písomností navrhnutých na vyradenie súčasťami UCM a pracoviskami UCM;
- vykonáva pravidelné previerky a kontroly odbornej správy záznamov na súčastiach UCM a pracoviskách UCM;
- podľa požiadaviek a pre potreby jednotlivých pracovísk UCM vyhľadáva údaje z fondov uložených v archíve;
- pripravuje podklady na vyhotovovanie kópií, odpisov, výpisov z registratúrnych záznamov uložených vo fondoch archívu pre potreby UCM a ostatných žiadateľov;
- pripravuje podklady z fondov uložených v registratúrnom stredisku pre zásadné stanoviská a rozhodnutia rektora UCM a dekanov fakúlt;
- poskytuje poradenstvo v prípade zmien akademických insígnií, znakov a slávnostných obradov UCM a súčastí UCM;
- spolupracuje s univerzitnými a vysokoškolskými registratúrnymi strediskami doma i v zahraničí, ako aj s príslušnými archívnymi spoločnosťami;
- vykonáva ďalšie súvisiace úlohy a činnosti.